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如何做個成功的會議主持人

2019-03-26 發布人:ken

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在日常工作會議上,會議主持人無疑應是會議進程的動力和向導,那些頗為成功的主持人必須掌握因勢利導處理難題的藝術。這些難題有:解決爭端、控制感情、傳遞信息。為此,主持人要唱好以下三部曲:
一、使會議進入程序
會議開頭至關重要,想把握成功的機會,要遵守如下規則:
1、準時開會:不要為某個人
或某幾個人未到而廷誤開會時間,因為假如那樣,下回其余的人便都會遲到。準時開會是主持人的責任和魄力之所在,如果你還沒有做過改進會風的事,那么準時開會就是一大改革,準時開會是準時閉會的必備條件。
2、直截了當地宣布會議的目的:
通常,會議文件或通知在會前已經到了與會者手中。即使這樣,你仍有必要再強調一下會議目的??陬^說明有助于為與會者明確地限定討論的問題,而且能夠消除在會議開始時人們思緒的混亂狀態,集中大家的注意力。
3、要講得快、積極、有信心的話:
你得開場白要表明會議定能成功;指出議題的重要性;指出達成的決議將對人們產生的影響;充分估量會議價值,給與會者設一個目標。不要講吞吞吐吐、圓滑消極,被動式模棱兩可的話。
4、潛心用詞,妙趣橫生:
直接而有活力的開場白能影響會議的氣氛和節奏,能給你的思想穿上明快、動人的服裝。
5、要簡潔:
開場白要限制在一分鐘左右。你的任務不是表現自己,而是講清問題、強調問題的迫切性,督促與會者開動腦筋。講長話會磨純“會鋒“,分散注意力,引偏目標。
二、推進會議
主持人應起指揮員或向導的作用。當與會者怒火迸發時,他是個消防員、裁判員,可以行使限制權;他也是個采購員,容納百家之言,善于鑒別有價值的意見,并使之完善??傊?,他既象法官,又象調解員。因此,他應掌握以下原則:
1、公正無私:
面對面交流意見時,免不了會帶些情緒。氣氛緊張熱烈的會議總比死水一潭好得多。你若采取中立態度,這樣的會議也不難駕馭。你可以分類篩選各種意見,但不能以個人好惡偏袒任何一方。你應引導討論,而不是強制討論。
2、防止冷場:
會上一陣沉默突然降臨,每個人都在等待別人講話,如此難堪的情景令人室息,緊張,也是導致紛爭和混亂的因素。這時,主持人要立即做些評說,提問或解釋,防止冷場。
3、控制激情迸發:
很多時候,人的感情大于理智,而激情的迸發往往會導致人的失態和人與人之間的沖突,而帶著情緒去爭執,只能增加隔閡,失去解決問題的機會。因此,會議主持人要注意觀察個別成員的情緒變化,以便及時“滅火”,把話頭從“爆炸點”引開,用幽默調節會議氣氛,并指出雙方都有可能是正確的,只是站的角度不同,所看到的事物就不一樣。緊張氣氛一解除,再引導大家現實地對待有爭論的問題,就容易解決了。
4、充分通報信息:
會上,人們有一種要急于解決問題的傾向,這當然好,可這又往往導致操之過急的現象。結論的產生,必須經過對信息的充分研討,所以主持人首先讓與會者擺出全部事實,才可討論產生明智有效的行動方案,切莫本末倒置。
5、讓人人開口:
召開會議的目的是廣集群議,要盡可能讓與會者特別是那些沉默不語的人講話,鼓勵過分謙恭的人表態,同時注意別讓不善言辭的人“曬臺”,要引導與會者交流全部信息,講出所有的真心話,這樣做能減少會后議論。諸如:“這個計劃不通”、“那方案聽起來好,但與我們單位的情況不對號”;這些話不能中肯、不重要,可惜是在錯誤的時間,錯誤的地點講的。杜絕會后議論,就意味著節約時間,避免重復開會,從這一點來說,主持人也應當讓人參與討論并表態。誰愛會后議論,你就盯住他,讓他講話
6、杜絕“小會”:
會上的私下議論,只會引起紛爭和相互不信任。主持人一定要杜絕“小會”,保證與會者一次只聽一個人講話。若是個別人私下說個沒完,你就把全體與會者的注意力轉向他們。你這樣說:“老周和老王好象談出些‘眉目’了,你們向大伙說說好嗎?”眾目睽睽之下,小會只好收場。
7、承認分歧:
認為眾多的建議會互相自然吻合,那真是太天真了。不同的建議之間必然含有分歧點。分歧的討論或爭論是產生成熟見解的基礎。會議上的爭論,是有控制的爭論,這是好事。主持人不要隱藏或無視分歧,要承認它,把它亮到桌面上去,這樣才有可能理智地對待它。對那些閃爍其詞的人你這樣問:“對這一問題,你的態度是什么?”再問:“你的根據是什么?”再進一步“你說該怎么辦?”。
8、不調強分歧調強合作:
與會者大都有自己的態度和觀點,這很自然。他們甚至知道有人持反對態度,這也沒有什么關系。主持人要領導與會者共同合作,要講明解決問題需要與會者共同的智慧和決策,會場不是發泄個人恩怨的地方,也不是進行生死搏斗的戰場,誰也不應當一意孤行。應當把個人當作決策機構中的普通一員,主持人應利用各種機會指出集體智慧大于個人智慧,方案的產生離不開合作。
9、防止偏航:
由提出問題到解決問題,需要一步步地引導。很多毫無結果的會議就是由于缺少這種引導造成的,主持人應對此負責。
10、澄清混亂模糊的信息:
要保證發言人的話能夠被聽眾充分理解。人們通常會誤解:認為講話人向聽眾傳遞的信息,既直接又充分不會
產生誤會。這種想法不對。怎樣澄清會被誤解的問題呢?以下五種方法供借鑒:(1)在易誤解的問題上,向發言人提問:“我提個問題,這項產品的市場銷售潛力怎樣?老劉,談談你的估計?!?2)為了充分了解某一建議,你得就一些細節提問:“沒有提到廣告費用,這會影響計劃嗎?”(3)澄清詞的內容,證聽眾理解無誤:“請打斷一下,你說這個想法很重要,你的意思是說整個方案缺它不可嗎?”(4)請別人代為解釋:“老趙,就這一問題你是否給補充一下?”(5)概括或重復發言人的話,使內容明確:“你是說我們不應在雜志上登廣告嗎?”
11、幽默能解除內心緊張:
堅持自己的觀點是人們的習慣。當你為自己的想法爭辨的時候,很難做到有錯則改,承認對方是正確的。在會上,讓一個人體面迅速地轉變立場是困難的。有時,即使想轉變,也怕難為情。主持人應對此保持敏感,給對方一個既可轉變立場又不見得難堪的機會,用幽默解除緊張氣氛,幽默可以使那些顧面子的人找到臺階下。
12、經常進行簡短概括:
簡短概括如同在比賽場上翻動計分牌,能讓與會者或受到會議的節奏。同時也有助于澄清分歧點,引起與會者注意。主持人的簡短概括應限制在半分鐘內。及時地概括、評論是占一些時間,但不會影響會議進程,相反,通過簡短概括,你為與會者樹立了一個珍惜時間的榜樣。你在直接推動討論向制定正確的解決方案挺進。
13、恪守時間:
很多會議往往無端地浪費時間。你若扭轉這一趨勢,則會受到廣泛的支持,主持人恪守時間,與會者就愿意會前認真準備,會上積極主動,單刀直入地表達看法。避免因迂回而浪費時間。主持人要保持按時散會,保證先宣布的時限不予變動,一有拖時間的危險,你就發出警告。
三、結束會議結束會議前要制定或引出決議,在這個時刻,若沒有主持人的有力領導,往往功虧一簣。在閉會階段,要充分發揮主持人的。要向與會者報告已得出的結論,尚存的分歧和會后要采取的行動。請記住以下三個要點:簡明地列出達成的協議,把它向與會者公開
2、指出分歧:
不能指望會議會在全體與會者意見一致的情況下結束。要用明確的語言指出分歧,估價它的影響并說明是多數人還是少數人的意見。
3、明確今后的行動方法:
指出哪些事情會后就得落實,負責人是誰,感謝與會者的幫助。把會議決定的事項印成文件,發給與會者和與此有管的領導。

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